Uno spreco sotto gli occhi di tutti

Un’organizzazione efficiente non dovrebbe tagliare i costi. Per crescere in modo sano, il suo dovere è invece quello di eliminare gli sprechi. All’apparenza può sembrare una distinzione ovvia, ma quando si entra nell’operatività i tagli si concentrano sui costi “quantificabili”, invece di andare a recuperare efficienza in quelle aree dove consumano risorse aziendali in grande quantità, ma che non appaiono nel conto economico.

Se nei reparti produttivi i livelli di efficienza sono ormai davvero elevati, lo stesso non si può dire degli ambiti manageriali dove proliferano: riunioni, conference call e incontri più o meno informali; la cui redditività non viene solitamente misurata. Oggi le riunioni sono una delle attività di maggior spreco di denaro delle organizzazioni. Sebbene questo sia un percepito diffuso, non esistono delle vere e proprie ricerche in tal senso riguardanti le aziende italiane, ma alcuni dati relativi a ricerche USA fotografano in modo inequivocabile la situazione.

Riassumiamo brevemente alcuni numeri (fonte: Infocom):

• Ogni giorno negli USA si svolgono circa 25.000.000 di riunioni
• Queste impegnano il 15% del tempo di lavoro aziendale calcolato su tutti i dipendenti (inclusi coloro che normalmente non fanno riunioni).
• Un Middle Manager trascorre circa il 35% del suo tempo in riunione
• Un Top Manager trascorre circa il 50% del suo tempo in riunione
• Il 67% del tempo della riunione è impiegato in attività non produttive per la riunione (distrazioni)

Quindi se un Top Manager guadagna 250.000 $/anno, 125.000 saranno dedicati alla retribuzione delle sue riunioni. Ma se solo il 33% di questa è produttiva, ne segue che l’azienda sta sprecando circa 83.750 $/anno. E questo per un solo manager!

L’AMA American Management Association, ha intervistato un campione di Manager di medio e alto livello:

• il 92% degli intervistati ammette di fare “multitasking” durante le riunioni, di cui il 41% dice di farlo “spesso” o “sempre”
• il 69% controlla le mail in riunione
• il 49% ammette di essere concentrato su altro durante le riunioni

Si comprende come negli Stati Uniti – dove, ammettiamolo, sono anche più efficienti di noi nel gestire i meeting – ogni anno vengano bruciati 37 Miliardi di dollari in riunioni improduttive.

Al fine di ridurre questo spreco, noi di The Coaching Pros abbiamo creato uno strumento che misura l’efficacia delle riunioni, il TMA – Team Meeting Assessment. Per questo strumento, unico al mondo nel suo genere, abbiamo sviluppato un Software dedicato, attraverso il quale è possibile produrre in tempo reale un report che fornisce le evidenze di quale sia stata la capacità dei singoli e del Team nel suo complesso di raggiungere o meno un risultato produttivo. L’assessment si basa esclusivamente sulla rilevazione ed elaborazione statistica di dati fattuali e inequivocabili.

Il TMA – Team Meeting Assessment può essere utile per diversi scopi: ridurre gli sprechi, avere indicazioni per un intervento di Team Coaching o Team Building, evidenziare i conflitti, ottimizzare i meeting, misurare l’evoluzione di un gruppo di lavoro a seguito di interventi di sviluppo e tanto altro. Inoltre, il TMA – Team Meeting Assessment è uno strumento flessibile che si adatta facilmente ad eventuali richieste specifiche dei clienti.

Per saperne di più, contattateci allo stand di The Coaching Pros srl, vi mostreremo le potenzialità dello strumento e come possa essere utile alla vostra organizzazione.