Come gestire al meglio un team HR da remoto

Le soluzioni che può adottare un HR Manager per rendere migliore il lavoro del suo team

Il remote working, per quanto utile e in certi casi indispensabile, porta necessariamente a rivedere le metodologie di lavoro. Decidere quali soluzioni adottare, organizzare il team di lavoro da remoto, individuare gli strumenti giusti e cambiare abitudini sono alcune delle responsabilità ricadute sulle tue spalle. I valori in gioco di queste scelte, sia dal punto di vista economico che normativo, ma anche di immagine, sono molti e stabilire quali azioni intraprendere non sempre è così immediato.

Ricoprendo un ruolo di coordinamento di persone e progetti, ti sarai dunque ritrovato costretto a prendere dei rischi, assumerti le responsabilità di una scelta piuttosto che un’altra e rivedere così l’intera gestione e l’organizzazione del team HR.

In questo articolo potrai scoprire in che modo le funzioni di Performa Recruit possono aiutarti proprio nel coordinamento di un team HR da remoto.

Strumenti utili per abbattere la distanza tra aziende e HR in remoto 

Se per alcune aziende lo smart working ha costituito una novità in tempi recenti, per altre si tratta invece di una pratica assodata. In aggiunta, esistono anche casi di gruppi eterogenei dove uno o più selezionatori svolgono la professione da casa, mentre il resto dei colleghi lavora in ufficio. La domanda è: come puoi riuscire a tenere unito un team che lavora da remoto in un modo ancor più strutturato? Non vedersi e non parlarsi di persona non deve infatti ostacolare la comunicazione, né indebolire l’unione di un team.

Che tu debba gestire un gruppo di lavoro che lavora unicamente da remoto o che abbia all’interno qualche freelance, esistono alcuni accorgimenti che si possono prendere per facilitare la collaborazione a distanza:

• creare un grupposu una piattaforma di messaggistica: non solo è utile per scambiarsi informazioni di lavoro, ma anche per incoraggiare e mantenere le interazioni tra colleghi;
• pianificare in anticipo le riunioni: è sempre meglio convenire prima quando fare una riunione per evitare l’inconveniente che l’altra persona non sia disponibile;
• renderechiari obiettivi e priorità: è indispensabile che ognuno sappia cosa deve fare e che abbia modo di esprimere dubbi e perplessità, così che tutti siano allineati e informati;
• accertarsi che ogni membro del team si senta coinvolto: nessuno deve essere lasciato indietro ed è fondamentale assicurarsi che tutti si sentano a proprio agio in questa situazione, così che possano lavorare serenamente;
• fornire supporto: se i membri del team riscontrano problemi e difficoltà, non devono essere abbandonati a se stessi;
• garantire un ambiente sereno e dare feedback: il clima deve essere amichevole anche se non si condivide lo stesso spazio fisico, ci devono essere rispetto e fiducia reciproci. Infine, riconoscere i meriti è altresì utile a stimolare il team e farlo sentire valorizzato.

Lavorare da remoto: cosa cambia per un recruiter 

Con il lavoro a distanza non sono solo i rapporti tra le persone a mutare, ma anche i metodi e gli strumenti di lavoro. I compiti da svolgere sono gli stessi che occupano la giornata lavorativa in ufficio, ciò che cambia davvero è il come.

Vediamo qui di seguito in che modo vengono svolte alcune delle attività a cui i recruiter si dedicano abitualmente:

• svolgimento dei colloqui: vengono effettuati esclusivamente da remoto con Skype, Teams o videochiamata WhatsApp, sono diversi i canali che funzionano bene. Spesso l’organizzazione risulta anche più immediata e veloce rispetto ai colloqui di persona, anche perché i candidati hanno maggiore disponibilità (soprattutto se lavorano);
• valutazione soft skills: si possono valutare anche da remoto, preparandosi in anticipo sulle variabili da tenere in considerazione;
• coordinamento tra recruiter: divisione chiara delle ricerche da seguire e comunicazione costante tramite piattaforme di messaggistica per confronti, gestione di dubbi e aggiornamenti;
• riunione in videochiamata: quotidianamente, per parlare del lavoro svolto e mantenere quell’interazione tipica delle giornate in ufficio.

In che modo un software ATS può aiutarti a gestire un team HR da remoto? 

Ma come coordinare il tuo gruppo di selezionatori esterni? Abbiamo visto in che modo i singoli membri di un team HR possono lavorare e collaborare anche a distanza, ma come gestire il flusso di lavoro e reperire in modo semplice informazioni e aggiornamenti sulle ricerche?

Gli strumenti digitali che abbiamo citato e un’organizzazione diversa del lavoro sono un’ottima base da cui partire, ma avrai comunque bisogno di una visione il più chiara possibile, così da intervenire tempestivamente in caso di problemi.

Un software ATS come Performa Recruit è studiato appositamente per la condivisione delle informazioni tra membri del team HR e non solo: utile per consultare gli aggiornamenti del lavoro svolto dai colleghi, consente a te, HR manager, di monitorare con facilità le attività a cui si stanno dedicando i singoli membri del team e agli HR business partner di affiancare più efficacemente il management nelle strategie di ricerca e selezione del personale.

Inoltre, trattandosi di un software in Cloud, Performa Recruit è sempre aggiornato con le ultime novità e garantisce l’accesso da qualsiasi dispositivo: questa sua peculiarità ha permesso ai team HR di essere operativi nell’immediato anche da casa nel periodo appena trascorso, avendo tutto lo storico del lavoro a portata di mano su un’unica piattaforma.

Un software ATS è ormai indispensabile a prescindere dal lavoro da remoto, ma proviamo ad analizzare le caratteristiche che rendono Performa Recruit ancora più vantaggioso nel lavoro a distanza:

• centralizzazione delle informazioni: non occorre inviare documenti via mail o recuperarli da un altro pc;
• sicurezza dei dati: la raccolta dei dati viene garantita direttamente dal software nel pieno rispetto del privacy, dunque nessuna informazione è gestita sui computer “personali” e sottoposta alla minacciata dei virus.
• monitoraggio delle ricerche: tutti possono vedere l’andamento delle selezioni, quindi di cosa si sta occupando ogni HR e a che punto è arrivata la ricerca;

• progetti aperti e chiusi: i progetti su cui si sta lavorando sono sempre in evidenza;
• gestione calendario per colloqui: per organizzare l’invio di invito a colloqui anche con i colleghi attraverso la gestione delle agende.

Un modulo esclusivo di Performa Recruit è la Dataroom. Sviluppata inizialmente per far comunicare azienda e fornitore attraverso la presentazione di una rosa di candidati, è diventato, grazie alla sua flessibilità, lo strumento indispensabile per le società che gestiscono tanti team di lavoro indipendenti o esterni.

In altri casi, invece, questo spazio virtuale viene impiegato in modo diverso e semplificato, con la finalità di consentire ai clienti che lo desiderano di seguire la ricerca un po’ più da vicino.

Introdurre un software ATS all’interno dei tuoi processi di selezione potrebbe consentirti un flusso di lavoro sempre aggiornato, fluido e facile da monitorare: questo permetterebbe, tanto a te quanto agli altri membri del team HR, pur lavorando da remoto, di stare al passo con tutte le attività in corso.

Come provare Performa Recruit 

Ti riconosci in queste metodologie e pensi che possano migliorare la gestione del tuo team HR? Performa può accompagnare la tua azienda e il tuo staff HR verso questo cambiamento.

Come? Da una parte grazie ai nostri webinar, mirati a far conoscere tutte le potenzialità del software, vederlo all’opera e risolvere sul momento dubbi e perplessità. Dall’altra utilizzando in maniera gratuita Performa Recruit per un periodo di tempo, così da sperimentare in prima persona il suo funzionamento.

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